huis van het werk

oktober, 2019

HR in de
driver’s seat

In de wereld om ons heen draait vrijwel alles om data. Die inzichten kunnen ons bijvoorbeeld helpen om in één keer goed naar een onbekende bestemming te rijden of om nieuwe muziek naar onze smaak te vinden. Ook op HR-gebied vindt de kracht van data tegenwoordig toepassing, in People Analytics.

Door werknemergegevens uit diverse data-bronnen te structureren en slim met elkaar te combineren en deze vervolgens te analyseren, komen nieuwe inzichten tot stand. Steeds meer bedrijven zien de waarde hiervan in en besluiten aan de slag te gaan met People Analytics. De populariteit heeft met een aantal ontwikkelingen te maken, zegt Bas van de Pas, Hoofd People and Organisation bij PricewaterhouseCoopers (PwC) Nederland. Samen met zijn team houdt hij zich bezig met People Analytics en The Future of Work – twee zaken die nauw met elkaar verbonden zijn. ‘Veel bedrijven maakten de afgelopen tijd de sprong naar nieuwe HR ERP- systemen, die vaak niet langer op een eigen server maar in de Cloud staan. Dat brengt op zijn beurt nieuwe mogelijkheden met zich mee, vooral op het gebied van data. Je kunt systemen makkelijker aan elkaar koppelen en data beter structureren binnen één systeem. Tegelijkertijd is het voortschrijdend inzicht ontstaan dat HR een belangrijkere en meer strategische rol moet spelen in discussies rondom “de Toekomst van Werk” en “War for Talent”. Tot op heden vonden deze discussies vooral in de boardroom plaats, zonder betrokkenheid van HR. Dat is zonde: op die manier wordt veel van de kennis binnen de HR-afdeling niet optimaal gebruikt in de besluitvorming. HR kan dus door gebruik van People Analytics een omslag maken van operationeel naar strategisch partner.’

Rapporteren, analyseren, voorspellen

Binnen de meeste organisaties worden HR-data al gebruikt voor bijvoorbeeld maandelijkse standaardrapportages en ‘ad-hoc’ rapportages. In de standaardrapportages worden vooraf gedefinieerde KPI’s weergegeven, eventueel vergeleken met de waardes in eerdere periodes. Meestal gaat het om een overzicht van één of hooguit twee datavelden, zoals het percentage zieken op een afdeling eventueel in correlatie met leeftijd. Het vernieuwende aan People Analytics is dat veel meer datavelden gecombineerd en geanalyseerd kunnen worden om zo verbanden te ontdekken. Denk bijvoorbeeld aan loongegevens in combinatie met leeftijd, opleidingsniveau en beoordeling. Met Advanced People Analytics – waarin slimme, zelflerende algoritmes een belangrijke rol spelen – kunnen ook voorspellingen worden gedaan. Deze inzichten kunnen gegenereerd worden met scenario-analyses.

Let op je data

De kwaliteit en volledigheid van de beschikbare data wordt vaak als uitdaging genoemd. Dat beaamt Linda Vos, Senior Manager Analytics and Modelling, bij PwC Nederland. ‘Gemiddeld besteden we 60 procent van de doorlooptijd van een opdracht aan het verkrijgen, begrijpen en op orde maken van data. Het is voor vrijwel alle organisaties een punt van aandacht.’ Toch moeten HR-managers zich daardoor niet laten afschrikken, vindt zij. ‘Je kunt ook gewoon beginnen met wat je hebt. Gebruik data uit het HR-core systeem of uit loonbelasting files. Door daarmee simpele overzichten en visualisaties te genereren, krijg je al een beeld van wat je met data kunt doen. Dat kun je gebruiken om draagvlak vanuit de organisatie te vergroten. Tegelijkertijd krijg je zo beter inzicht in wat er precies schort aan de datakwaliteit en waaraan je moet werken.’‘Kijk ook naar data buiten de eigen organisatie. Zo kan het nuttig zijn om aanvullende gegevens over landelijke of regionale ontwikkelingen mee te nemen, zoals verzuimcijfers. Check wel bij het aanvullen of koppelen van datasets of de gebruikte definities overeenkomen. Als je bijvoorbeeld het aantal werknemers verwart met het aantal fte’s kun je misleidende inzichten geven. Dat risico bestaat overigens ook als de data die gebruikt worden “biased” is: dat wil zeggen dat het geen representatieve steekproef vormt.’

Mag het wel?

Naast zorgen over datakwaliteit zijn er ook zijn er veel vragen over privacy. Met de invoering van de AVG zijn strenge spelregels voor het gebruik van persoonsgegevens vastgelegd, die uiteraard ook voor het gebruik van HR-data binnen People Analytics gelden. Overall geldt dat gegevens voor analyse gebruikt mogen worden als het doel verenigbaar is met het doel waarvoor zij zijn opgeslagen in het systeem.
Het is daarbij belangrijk om helder te hebben om welke gegevens het gaat, waarvoor ze zijn verzameld en hoe de gegevens (en de belangen van de mede-werkers) worden beschermd. Bij twijfel is het verstandig om advies in te winnen van een expert.

Dashboard met toekomstscenario’s

Belangrijk is ook op welke vragen wil je met People Analytics antwoord krijgen en wat ga je met het antwoord doen? Vos: ‘Met beschrijvende data-analyse binnen People Analytics kun je terugkijken in de tijd. Koppel je die historische data aan algoritmes en (scenario-)voorspelmodellen dan kun je als het ware een dashboard creëren waarin je niet alleen terugkijkt, maar ook knoppen kunt toevoegen waaraan je als HR-medewerker kunt draaien om de impact van mogelijke interventies te zien.’

Betrek de organisatie

Wie de kracht van People Analytics optimaal wil gebruiken, moet als HR niet zelf de vragen bedenken, maar ze ophalen uit de organisatie. Van de Pas: ‘Zoek de business op en trigger ze om vragen te stellen. Zo creëer je direct interactie en betrokkenheid. Het werk dat de HR-afdeling doet is extreem belangrijk. Mensen zijn vaak de belangrijkste assets van een bedrijf. Als je niet de juiste mensen weet te werven of als mensen niet op de juiste plek zitten, dan kan je op korte en lange termijn de nodige problemen krijgen. People Analytics biedt de mogelijkheid om de impact van deze en andere HR-vraagstukken op de organisatie tastbaar te maken, aan de hand van data. Je komt als HR in de driver’s seat – er zal anders tegen de HR-rol worden aangekeken.’

Maar het allerbelangrijkste blijft: maak een begin. Vos: ‘Een dataset is nooit af of volledig. Begin gewoon klein en werk van daaruit verder.’ Van de Pas: ‘Liever nu inzichten creëren die wellicht niet 100 procent correct zijn dan perfectie in de toekomst.’ «

PwC

Over Bas van de Pas en Linda Vos

Bas van de Pas is hoofd van het team People & Organisation van PwC Nederland, dat zich bezighoudt met People Analytics en the Future of Work. Linda Vos is lid van zijn team. Beiden hebben een achtergrond in data, op actuarieel gebied (onder meer risico’s inschatten). Zij adviseren klanten in heel Nederland over data-driven HR-beleid en de bijpassende tools. pwc.nl, People and Organisation.

PwC Nederland (4.800 medewerkers) helpt organisaties en personen de waarden te creëren waarnaar zij op zoek zijn. Wij zien het als onze taak om kwaliteit te leveren op het gebied van assurance-, belasting- en adviesdiensten.

Linda Vos, Senior Manager Analytics and Modelling is spreker tijdens Huis van het Werk Strategisch op 28 november.

© 2019 Huis van het Werk.
Concept en realisatie: Storytelling20
25.
All rights reserved.